Sie fragen sich, wie Sie endlich Ordnung im Büro oder Home Office schaffen und diese dann auch langfristig halten? Ich habe für Sie eine 6-Schritte-Anleitung, für den gelungenen Start in eine ordentliche Zukunft - sowohl für Anfänger als auch Wiedereinsteiger.

Zunächst sollten Sie alle Stressoren und Störfaktoren reduzieren, denn sie führen zur Erhöhung des Stresslevels und senken das Energieniveau. Hierzu gehören beispielsweise alle äußeren Stressoren besonders im Home Office, wie die Klingel, PartnerInnen, Kinder, Haustiere oder Baustellen vor der Tür. Stellen Sie daher die Klingel ab, sprechen Sie mit Ihrem Partner / Ihrer Partnerin klare Zeiten ab, in denen Sie nicht gestört werden möchten, bringen Sie Haustiere in ein anderes Zimmer und schließen Sie die Fenster. Auch Noise-Cancelling-Kopfhörer können eine gute Möglichkeit sein, um Störquellen zu vermeiden.

Das Business und das Privatleben sollten klar voneinander getrennt werden. Hier empfehle ich die Basics der KonMari-Methode zu erlernen. Hier gilt: Von leicht zu schwer. Das bedeutet, Sie sollten Ordnung in dieser Reihenfolge schaffen:

1. Arbeitsplatz freiräumen, Dingen eine Adresse eben (wenn erforderlich), danach erst Papier, anschließend digitale Ordnung

   Für einen reibungslosen Ablauf beachten Sie bitte folgendes:

   a) Alle notwendigen Arbeitsmaterialien bereit halten, z.B. Locher, Ablagen, Ordner, Trennblätter, Registermappen...

   b) Scanner (Handy, Gerät), Cloud-Lösungen einrichten und sich damit vertraut machen

Sammeln Sie zunächst ALLE Papiere. Trennen Sie diese nach privaten und beruflichen Dokumenten. Anschließend werden Papiere kategorisiert und in diesem Schritt gleich auch aussortiert. Ganz wichtig: Kennen Sie die jeweiligen Aufbewahrungsfristen, sodass Sie rechtlich auf der sicheren Seite sind. Das gilt insbesondere für geschäftliche Unterlagen. Schließlich legen Sie Ordner an und sortieren diese nach einer einfachen Struktur.

Mehr zum Thema Papierordnung finden Sie in einem früheren Blogbeitrag.

Im vierten Schritt geht es darum, digitale Ordnung zu schaffen. Übertragen Sie dazu die Papier-Kategorien nach Möglichkeit eins zu eins auf Ihre digitale Ablage. Legen Sie nach dem Joy-Check (bei dem Sie sich während des Aussortierens fragen: "Was bereitet mir Freude?") die digitalisierten Dokumente entsprechend der Papierstruktur ab. Im Anschluss folgt das E-Mail-Postfach. Verfahren Sie mit den Mails auf die gleiche Weise: Konsequent aussortieren und ablegen in der vorgegebenen Ordnerstruktur. Sie werden Ihre neue E-Mail-Struktur lieben - versprochen! 😉

Auch bei Kleinkram im Büro sollten Sie nach der Methode von Marie Kondo aussortieren (!) und anschließend ordnen. Überflüssiges kann ins Lager zurückgebracht werden und nur eine realistische Menge von Büromaterial bleibt an Ihrem Arbeitsplatz, sodass mehr Raum für Fokus und Konzentration ist.

Last but not least: Arbeitstag achtsam und vorausschauend planen! Ihr oberstes Ziel bei der Planung sollte sein: Wie gestalte ich mein Mobile Office so, dass es mich und andere Teammitglieder nicht blockiert oder ausbremst? Dabei ist es wichtig, dass Sie konsequent bleiben. Schärfen Sie kontinuierlich nach und behalten Sie die Einfachheit bei. Legen Sie regelmäßige Termine oder Zeit-Slots für Ihre Ablage fest - das hilft Ihnen, kontinuierlich dran zu bleiben und der Unordnung keine Chance zu geben.

Sie wünschen sich Unterstützung bei Ihrem Weg in ein ordentliches (Home) Office? Dann kontaktieren Sie mich jetzt! Ich freue mich, von Ihnen zu lesen.

Ihre Corinna Rose